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監査報告を受けて、「議会として、議員として」

5/21、5/28と議運(議会運営委員会)と全協(全員協議会)が開かれました。
三宅町議会議員の集まりです。
先般の学童のプロポーザル審査に関する監査結果報告の関連で、5/21の全協で、私は、議会として、
1.監査結果報告の内容について、監査委員に質疑する機会を作らないか
2.監査結果を受けて、議会が住民にその顛末、内容を説明する機会を作らないか

という提案を出しました。

1については、
「監査報告」には、意図せずのことなのか故意なのかわかりませんが、あいまいな表現が多数あり、作成者の意図を正しく理解するためには、記述者に確認すべきところが多々あると思えたからです。
(監査委員には、監査の守秘義務があり、簡単な言葉の意味を問うものであっても、公の場で行うほうが望ましいものだろうとの配慮でもあります。)

2については、
議会が住民の代表として監査請求を行なって、監査報告は議会に対してなされているのだから、それを住民に報告するのはあたりまえの事で、監査委員が住民に報告するわけでもなく、しかも報告書が、あのようなもの(読者それぞれでとらえ方が異なる可能性が高い)であることから、議会が何を問題にして、その結果がどうであったのか、議会のとらえ方を明らかに示す必要があると考えたからです。

そして、5/28に開かれた全員協議会で、以下が議会としての結論となりました。

1について、
 まず、先の6月議会では、監査委員か議長かからの「監査結果報告」の報告がありますが、その場での、質疑は受け付けられないことになっているようです。
ならば、別の場(全員協議会でも、委員会でも)を作りましょうよ。
議会が、「議会として」報告書をどのようにとらえてどのように行動するかを決めるには、まず、「監査報告書」を理解するところからスタートすべきと考えてのことです。
が、しかし、採決の結果、4対5で、『監査報告に対する質疑の場は設けない』ということになりました。
 反対意見としては、
「監査の結果は、あれで出ている。次は、それを受けて、行政がアクションを取る。そのアクションが出てきたら、それに対して、議会がどうするかの行動を取る。で良いではないか。」
といったもの。

2について、
 「そもそも、監査請求すること自体が全会一致でなく、今でも反対の意思をもつ議員もおられる。そのような状態で、議会として、監査の内容を伝えることは困難。」
 「住民説明会の場で、そういう意見の違いも含めて、全部説明すれば良いではないか。」
 「本件に関しては、多数決などで、多数者の意見を議会の意見とするのはよろしくない。」
 「現時点では、まだ不明な点も多く、説明できるレベルにない。時期尚早。」
 「説明といっても、説明会ではなく、議会だよりや広報に文書で示すほうが良い。」
などの意見があり、
「採決は取らず、全部落ち着いたところで、何らかの対応を考える
を議会のアクションとすることに決まりました。
 なお、議会としてではなく、議員がそれぞれの活動としてやる事については、何ら問題ないことは、言うまでもありません。
(ただし、他の人の誹謗中傷はもちろんNG。)

追記。(ちょっと書くつもりが、本文よりも長くなってしまいました。)
 監査報告に対して、もう少し内容を確認してからと思っていましたが、公に内容を確認する術が無い。
また、議会としての行動がとれない事が明らかになった今、一議員としてやるべきこととして、私が自分で理解した内容に基づいて、広く、住民の方々に問うべきと考え、あらためて、監査報告に対して、今回の監査について、意見を述べたいと思います。
(全てがウラのとれているものではありません。勝手に誤解しているかもしれません。)

監査自体について
監査の対象は、
 (1)審査過程について
 (2)公文書の管理について
でありますが、
それ以前に、文章表現、論理の展開、結論の記載、といったところで、疑念があります。
意図されてとは思えませんが、「突っ込んでください」感が満点の報告書に仕上がっていると感じました。(報告書

順に疑念点を記します。
 監査の結果 1事実の確認の最後の部分。
 「監査に必要な関係書類の提出を求めた」とありますが、提出の書類を求めたことは、監査の結果ではない。求めた書類が何で、全てが、あったのかどうか、を記載すべきではないか?
 必要な書類は全てあったのかどうか? 下を読めば、書類に不備がある様に思うが、問題ないとなっている。 すなわち、「監査に必要な関係書類の提出を求めたが、xxxは存在しなかった。よって、xxxは存在しない状態で、監査を行なうこととした。」とでも記すべきかと思います。

2監査の意見 (1)の部分。
 「審査会議事録及び担当課職員への聞き取り調査を行なったところ、」で始まり、約1ページの審査過程の説明がある。 
これは、全て、議事録と聞き取り調査の内容なのだろう。
これを受けて、「以上のことから、当日の審査会開会から閉会までの状況においては、個々の審査委員の採点結果を正しく反映していると認められる」と結論づけている。
手書き採点の個票は無く、集計結果も、各委員が確認したわけではなく、委員長のみが確認し、各委員には各提案者の合計点、平均点のみが伝えられたという集計の仕方であったにもかかわらず、です。
これでは、当日の審査会開会から閉会までの状況において『監査』できているのかどうか不安です。
さらに、議事録には、この、採点やりなおしの過程は、一切記されていません。
個別に、審査会閉会時の採点結果を出してほしいと担当課に問い合わせましたが、「上書きして、無いんです。すみません。」とのことでした。
 この議事録は、当日のことだけが記されたものなのか、その後の採点やりなおしの過程は、どういった資料で残されているのか、監査は、関係書類としてそれらを確認したのか、謎は深まるばかりです。

監査報告で、わかったことはわかった、わからないことはわからないと書いていただかないと全てが謎に見えてきます。

そして、その後、審査会を閉じた後に行われた修正依頼~集計のやりなおし~決定について、
まず、「評価項目の評点が10点満点中5段階で評点を記入すべきところ、10段階での評点を記入されていたことが判明」という日本語があります。 
私は、最初これを読んで、5点満点のところに、6点とか7点をつけた人がいたのか、と解釈しました。
本来の配点以上に加点され、それがそのまま採点されることは問題ありですね。
 で、担当課に確認すると、そうではなく、「10点満点の5段階評価」を期待していたところに「10点満点の10段階評価」された方がおられたとのこと。 つまり、ルールは、10点満点の項目に、10,8,6,4,2のいすれかで採点してほしい、というもので、そこに、7とか、5とかが書かれていたということらしい。
確かに、上記の日本語は正しく、間違ってはいない。
しかし、これを読んで、上のように理解する人は何人いるだろうか?
 まさか、10点満点の5段階評価が、こんな意味を持っているとは、である。
記述者のなんらかの意図は感じられないが、推敲の際に事情を知らぬ人がひとりでも読んでいれば、補足が必要なことは明白である。
 次に、最後の部分、「再度集計された結果の最高点提案者を最優秀提案者と決定」とあります。
これを読んで、初日の最優秀提案者と、再度集計された結果の最優秀提案者が別のものだと誰が読めるというのでしょうか?
 これも、窓口に確認に言って、1位と2位が逆転したことを確認して明らかとなったものです。 
こちらについては、私は、記述者の意図を感じてしまいます。
 これらを通して、総合的には、
「時間がなかったので、手順を端折って些細な修正を行なってしまった」と見せようとする意図を感じるのは私だけでしょうか?
 
 審査会閉会後の一連の修正内容については、審査委員の3名への聞き取り調査をしたとあります。
この結果について、「各項目の細部の点数は不明な部分も散見されたが。。。。。ご自分の採点と全員が認められた。」と記載されていますが、これは、「結論として正しい。」ありきの監査であると言われても仕方ないように思われます。
 書くべきは、「監査を行なっても、わからなかった」ではないでしょうか?
私は、監査は、事業が規則どおりに行われたのかどうかを判断するものであり、それ以上でもそれ以下でもないと思っています。

通常、問題事例の分析は、
①規則どおりにやられているかどうか
 (規則があるにもかかわらず、それが実践されなかったのか)
②規則に不備があり、問題が起きたのか
で行われ、
原因がどこにあるかにかかわらず、
③生じた問題をどのように処置するか
があると思っています。

監査は、その一歩で、①に主軸を置く(②も一部含まれても良いと思うが)もの
②、③は、行政、当事者が主体的に動くもの。特に③については、総合的な判断が必要になるもので、首長判断に委ねられるものと思います。
監査が、③について、意見を述べるのは、あっても良いとは思いますが、それはあくまでも「意見」でしかありません。

監査の意見(2)公文書管理の部分
これについても、多くは求めませんが、今の三宅町の条例、規程等の体系において、個別の採点表は公文書にあたるのかどうか、また、新たに判明した、初日閉会時点での得点票(集計結果)は、公文書にあたらないのか、一般的な事務監査の基準からみて、閉会後の修正~再集計の過程の記録、報告は問題なく行われていたのか、監査委員としての意見をいただきたいところです。

その他
 事業には、目的があり、その目的を遂行するための手段がある。
 目的のためには、手段を選ばずではいけない。そこで、手段に、制約やガイドラインを設けているのが規則。規則どおりに事業をやっているからといって、目的に向かっているかどうかは別問題。
 つまり、事業を規則どおりやっているかどうかだけでは、評価基準としては不足である。
 「規則には、そこまで書かれていないから、(やらなかった)」は、要注意。 
規則に無いものは、本来の目的の達成に照らし合わせてそれなりの立場の者が判断すべきことである。
だからといって、もちろん、目的のために、規則をねじ曲げることは、御法度である。
規則にしばられて目的を見失うのも困るし、目的に突き進むが故に規則を捻じ曲げてしまうのも困る。
うまくバランスを取って、やっていってほしいものです。

学童プロポーザルの監査報告に一言

監査委員から、3月議会で請求した監査の結果報告が出てきました。
全文がインターネットに掲載されています。(リンク切れの場合はこちら

私の理解をもとに、監査報告の内容を簡単にまとめると、以下のようになります。
(監査報告と一緒に見てください。)

監査の着眼点は、
1) 審査委員会の審査過程について
2) 公文書等の管理について(各審査委員の採点表が無い件)
の2点。
監査の結果として「意見」が記されている。

1)について、審査の過程は妥当と判断。
  「今回の事例の抑制のためにも、プロポーザル方式実施ガイドラインやマニュアル等を早急に作成し、職員の共通認識を図る必要があると思われる。」
2)については、判断が無い。(判断を避けた?)公文書との基準の定め不明確。担当課の判断で公文書との認識なく破棄された。  
  「公文書等の管理ガイドラインを早急に作成し、職員の共通認識を図る必要があると思われる。」

「最後に」として、おまけがあり、議会への懸念が感じられるとのこと。

 私の所感としては、「監査した意味はあった」というところです。
今回の監査により、
「一旦決した委員会の結論が、閉会後に、個別に採点修正を依頼して、結論が変わった。」
という事実が明らかになりましたので。

さて、順にコメントすると、

◆着眼点(目的)は、議会から請求したとおり。 
◆結果が意見となっている。 監査結果は、「勧告」か「意見」。是正を強く求めるときは勧告。勧告するほどの事はないが、考えてください、が意見。この案件は意見で良いの?
◆ 1)、2)ともに、どこまでが事実確認でき、どこが事実確認できなかった(状況から判断した)のか、文章から読み取る必要がある。


といったところでしょうか。

この先、実際にこれを受けて、
次は当事者がより深く事実と原因を究明した上で、対策を講じる
ことになると思います。

以下各論。

1.審査委員会の審査過程について

まず、最初の集計で、個票(各自が直接記入した採点表)と全体集計表の比較は委員長が
行なっていて、各委員は「委員長から集計結果(各提案者の平均点及び合計点)」が報告
されたとのこと。

つまり、
委員は自身の個票と全体集計表を見比べていないし、他の委員の採点結果も見ていない。 
ということか?(これを明らかにしてほしいとお願いしたのだが)

次に、「評価項目の評点が10点満点中5段階で評点を記入すべきところ、10段階での評点を記入されていたこと」がみつかり、審査会閉会後に個別に採点修正を依頼した、
ということ。
 今回、評価項目は16項目設けられており、そのうち8項目が10点満点、残り8項目が5点満点となっていた。今回、審査方法として示されたのは、全てを5段階評価で採点してほしいということだったようだ。(つまり、10点満点のところは、2,4,6,8.10のいずれかを記入、5点満点のところは、1,2,3,4,5のいずれかを記入という意味)で、今回みつかったのは、10点満点のところに、奇数の採点(9点とか7点とか?)が入っていて、これは問題だということになったということのようである。

 これに対する処置が、一旦、集計結果の合計点を発表した審査委員のうち3名に、採点修正を依頼するというもの。(例えが的確かどうかわからないが、例えば、選挙で集計が発表されて結果を出した後で、その結果を知る何名かの有権者に対して再投票を依頼した、に近い行為のような気がする。)

しかも、この行為の結果が、「再度集計された結果の最高点提案者を最優秀提案者と決定した」ということになっている。
この最高点提案者とは、当初の審査会閉会時の最高点提案者と同一であるのかどうか、明確な記述が無い。

どの部分がどのように変わってしまい、その結果、全体結果がどう変わったのか?
これは、結局記憶があいまいで明らかにならないまま、「正しい結果で、妥当である。」と結ばれている。

2.「公文書」の扱いについて
監査の結果として、
 1.無くしたことを良しとするのか、いけない事とするのか
 2.規定上の問題なのか
 3.職員の規定違反なのか
これらのそれぞれについて、見解が示されていないように思う。

 冒頭、監査の着眼点として、「監査請求に関する決議の理由として、各審査委員の採点表は公文書との主張がされているので」と書かれている。
つまり、監査者は、採点の個票を公文書と判断しているのではなく、公文書と主張されている文書と位置付けている。
監査の結果、意見として、公文書かどうかは、どう判断されたのだろうか?

 意見としての記載は、「三宅町文書規程の種類において定めはあるものの、個別の採点表を公文書とする定めはなく公文書と判断する基準の定めもみあたらない。」というもの。
明確な定めは無いと言いたいのだろうが、もう少し突っ込んでほしいところだ。

 そのあと、上記状況で、職員、担当部署は、前例を踏襲したということが記されている。
そして最後に、事態を一般化して、「世間において公文書等の廃棄に係る事件が問題視されている」
と記し、職員の共通認識を図る必要あると思われる、とのこと。

私が認識する世間では、
『明らかに残されるべきものが、あとから問題が生じて、何等かの圧力等で、「隠せ」と言われて、「無い」とうそをつかされていること。 さらに、うそをつきとおして、それを正せない状況に、「うそもつきとおせば、それで通るんだ」と思われるようになり、それが蔓延してしまった。』
ことが問題視されているのであって、今回のものは、どこまで、それと同じと言っているのかどうか?
それが、どういう「職員の共通認識を図る」ことにつながるのか?
言葉足らずだと思う。

3.「最後に」の部分
 「住民が情報開示請求された案件を議会が何故肩代わりして、、 」「また今後、、、」監査者には、今回の事件が、さぞ、個人同士の係争のような、民事的な案件に写っているということなのだろう。
 また、「公文書」については、「先に議会でやるべきことをやって」といった感想が記されている。 この辺は、より多くの住民に、事実を知っていただき、考えていただくことなのだろう。

4.全体を通して
今回、「監査」という手段をとることで、プロポーザル審査委員会の現状を、ある程度明らかにしていただくことが出来た。(議会が自分らの手でやれ、と言われるのもごもっとも。)

私は、今回の事件の背景に、なんらかの悪意があるのかどうかには言及しないが、「何があってもおかしくない。」「やろうと思えば、何でも出来てしまう。」という環境に、期せずして職員がさらされているように思った。

監査自体については、「根本原因の追究」を求める声もあるようだが、まずは「事実関係の明確化」がその前にある。
明らかにできなかった事実は、「明らかでない」ということを明確に伝えるべきである。

少なくとも、
「委員会を閉じた後、個別の修正依頼が行われ、再集計されて、結果が変わったこと。」
その経過については、監査が入ることによって初めて明らかになった。

がしかし、
「その修正内容については未だ明らかではない。」
と私は解釈している。

修正が入った可能性があると思われる採点部分は次の部分です。
 (評価委員A,B,Cの3名の10点満点の評価項目部分。数字は修正後の評価点。この中の何箇所かに修正が入り、その結果、全体集計結果が変わったものと思われる。)

修正箇所

テーマ : 地方自治
ジャンル : 政治・経済

ごあいさつ
松本健(まつもと たけし)です。

町議会、自治会等を通して、

ずっと住み続けたい町

のために、自治、自立を目指した住民主体のまちづくりに取り組んでいます。

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〒636-0211

奈良県磯城郡三宅町三河613

TEL. 090-8452-5455

E-mail. matsumo.take@gmail.com

プロフィール
松本 健(まつもと たけし)

松本健(まつもと たけし)

昭和37年11月12日生まれ
三宅小学校、式下中学校卒業の後、奈良県立畝傍高等学校を卒業。
昭和60年に大阪大学工学部を卒業ののち、民間企業に入社。
主に神奈川県川崎市でマイクロプロセッサの設計、開発に従事。
2011年5月、同社に26年間勤務の後、故郷三宅町に戻り現在に至る。
2016年7月より、町議会議員として活動を開始。
妻と小学生の子ども1人に高齢の父の4人暮らし。三河在住。

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